國立陽明交通大學總務處文書二組

本校單一入口網站，網址為https://portal.nctu.edu.tw/portal/login.php

個人資訊：
進入本系統後，請先至個人資訊(位於網頁的左上角「個人」中)設定您的電話號碼、傳真機號碼及E-mail。

電子公文系統於新進人員完成報到後會於隔日凌晨2：00自動同步人事系統，並預設給予承辦人權限，隔日啟用。

因公文權限未開放，請洽文書組鄭芝綾小姐（分機：51610）。

1.至「職位管理」選該單位，＋新增/輸入職位名稱/選擇新任職人員，啟用主管權限→儲存。
2.將舊主管人員權限狀態設「停用」。
3.停用時若出現有公文未辦結，請洽文書組鄭芝綾小姐(分機：51610）作移文處置。

1.新系統上線後異動的ID會同步人事系統。
2.若ID在舊系統即異動，請承辦人填具「電子公文系統使用申請表」送文書組鄭芝綾小姐(分機：51610）處理。

請提供改名之簽案送文書組鄭芝綾小姐(分機：51610），俾憑辦理資料異動。

舊系統如已簽准授權，則新系統會直接匯入；新系統申請案需另行上簽，陳核至陳俊勳副校長同意後，送本組鄭芝綾小姐(分機：51610）設定。

請洽文書組鄭芝綾小姐（分機：51610）。

1.個人→代理設定中設定代理人。
2.主管及單位登記桌亦可協助單位內同仁設定代理設定。

公文分文至一級單位，由一級單位指定所屬單位，若該所屬單位認為非該單位公文，而是同處另一單位，則使用「退分」，流程會回到一級單位。

1.公文/紙本或電子創文先建立一文別。
2.編輯/新增簽稿。

測試是92個字；如果加註意見太長，建議直接在核章時打在核章上面的意見欄位裡。

至公文/文稿屬性/發文資訊頁籤下第3項「字」選取適當之代字。

因格式不同無法直接進行轉換，但可至舊系統影像轉檔下來備份，並將文字自行騰入新公文格式。

流程選「會畢回承辦人」，由承辦人上傳後再送出，若公文已決行，則需透過「續辦」方式處理。

系統會限制上傳格式為ODF或PDF格式，也可批次上傳。

新系統已改為使用「簡簽」，點選公文/編輯/新增簽稿(簡簽)

1.來文若需銷號，請敘明理由退總收文銷號。
2.承辦人創簽稿，狀態需在承辦人辦理中方可銷號（不需經主管同意）。
3.經決行之公文不可申請銷號。

1.紙本公文，於待辦理的list即可看到送歸檔等按鈕。
2.電子公文，需點開該公文，才會有功能選項。

在待辦理的list選取該件公文，即會出現藍色「續辦」按鈕。

進公文畫面，點選一般/匯出/勾選匯出格式PDF/確定。

進公文畫面，點選一般/批次匯出/勾選匯出項目/確定。

1.紙本公文若尚未簽收，無法操作。
2.請於個人公文匣/待辦理，進入公文才可操作。

預設流程才會經過主管登記桌，跨單位不會。

把預設流程前的小勾勾拿掉即可。

分別為送校長/一級主管/二級主管決行之預設流程。

1.公文傳送時，選「第二層決行」。
2.從組織樹中選取決行主管(需選到"人"，非單位)。

由會辦單位之單位登記桌取消會辦即可。

單位內會不能退原承辦人，需由主管退回。

目前不行，需退回A承辦人，由其加會。

公文/表單申請/公文展期申請。

新系統以申請次數為基準（1次15天）
第一次申請：一級主管核准(會經過公文需經過之主管)。
第二次申請：主秘核准。

新系統無抽回也無刪除表單功能，只能請下一關主管做不同意。

新系統會統一公布在單位公布欄，再由單位登記桌轉發單位內同仁（至個人公布欄）。（有全部轉發或指定轉發）

1.若單位有多個單位登記桌，已轉發之公文，將不會重複轉發。
2.已點閱之單位公文再轉發給自己，不會出現在個人公布欄（系統會視為已讀取）。
3.未點閱之單位公文再轉發給自己，會出現在個人公布欄。

1.可能是未安裝元件，請重新下載安裝。
2.請至公文系統中的說明/檔案下載/windows版本簽章元件。

若發文附件檔案太大(法定10M以內)即可能造成該問題。

1、請先確認是否有2個讀卡機，如果有2個讀卡機，需先選擇其中一個並插入憑證；
2、如只有一個讀卡機，請逕至內政部憑證管理中心「下載卡片管理工具及進行環境檢測」，
網址：https://moica.nat.gov.tw/download_1.html

基於資安政策，密碼記憶30分鐘，超過上述時間需重新輸入PIN碼。

1.依文書及檔案管理電腦化作業規範規定，公文於歸檔前皆需完成借卡補簽。
2.請至電子公文系統之個人公文匣/待補簽，完成補簽事宜。

處理步驟如下：
一、電洽內政部憑證管理中心客服專線，客服人員會核對本人資料並將告知如何將資料重新匯入憑證卡；客服專線：0800-000-321
二、憑證卡資訊更新後，請重新登錄公文系統，並於個人資訊重新匯入憑證。
三、待憑證資料重新匯入個人資訊後，再進行公文簽核作業。

外籍人士申辦自然人憑證之方式，請參閱內政部憑證管理中心相關資訊。
網址：https://moica.nat.gov.tw/other/faq_in_14f98003b99000000a19.html

請逕至內政部憑證管理中心線上解鎖，網址：
https://moica.nat.gov.tw/unblockcard.html

急件可先於電子公文系統中借卡，個人→臨時憑證→借卡（輸入事由），效期僅至當日晚上23：59。

可電洽文書組鄭芝綾小姐(分機：51610)，或資訊技術服務中心吳振翔先生 (分機：31353)，協助查詢該單位是否已於系統設定發文代字號。

1、創稿時所選擇的速別(普通件、速件及最速件)，可從待處理公文畫面上「速密類」的欄位中辨別出來。但是為了怕會核單位沒有留意此欄位，可以電話提醒承辦人，免得耽誤急要公文的處理時效。

2、受文機關之承辦人亦會依據公文上之速別進行其內部之簽辦流程，故創稿時，應確實考量案件性質選擇其速別，以免造成受文機關之困擾。

1、創稿時所選擇的文別，日後並無法直接於該公文中修正，如欲修正其公文文別，需重新創稿，故請承辦人創稿選擇文別時多加注意；另外，「機關名稱全銜」、「發文字軌」、「速別」及「密等」亦同。

2、如該份公文為單純創稿之公文，則銷號重新創稿即可。

3、如該份公文為收發同號之公文，且所創之公文簽辦單或函(稿)已取號上傳並核章，則執行步驟為：開啟該份公文→點取欲刪除之函稿→清稿→訊息提示是否要清稿(是)→訊息提示是否要開啟公文製作(否)→刪除簽稿→再另執行「新增簽稿」即可。

承辦人將該公文之流程設定完成送出後，可至「統計報表」中→點選「M035實體附件清單」→輸入該份公文文號→預覽列印即可。

一、若為收文簽辦單，或收發同號之公文，其重簽之方式有二：
　（一）開啟該公文→點選需重創之簽或稿→清稿→直接於公文製作畫面中修正，再儲存上傳即可。
　（二）開啟該公文→編輯→新增簽稿→擬好公文後儲存→點選需重創之簽或稿→編輯→執行刪除簽稿。

二、若單純的創簽或函稿，其重簽之方式有二：
　（一）將原簽或原稿銷號，再另新創文。
　（二）開啟原簽或原稿→直接於公文製作畫面中修正，系統會用其他顏色標示，編輯完成後儲存→清稿(原來的簽稿可於歷史版本中讀取。)

新版電子公文系統，即可直接於公文畫面中修正。

註：已跑過流程再回到承辦人處的公文，請承辦人勿執行「清稿」動作，以免公文之原有核章及意見都不會直接出現在簽稿的畫面中，而只能在「歷史版本」中才能看到了。

新版電子公文系統，可直接於公文製作畫面中修正。

1、執行清稿時，系統會跳出提示訊息詢問是否確定執行清稿的動作，如不小心選擇該功能，還有取消的機會。但如選擇確定清稿，則公文中各單位的核章及意見都會納入歷史版本中，而無法在最新的版本中復原。承辦人要了解會核情形時，須到歷史版本中檢視。

2、「函稿」、「簽」及「簽辦單」皆應避免選擇清稿之功能。

至待辦理將該份公文打開→編輯→「刪除簽稿」即可。

1.單位登記桌收到文書組來文時，於系統的待辦公文中進行簽收作業。

2.進行分文作業：將來文分給承辦人。

註：若為紙本來文，請於收到實體附件後再於系統中進行簽收。

文書組係協助大家做公文的發文及檔案管理，與業務之執行無關，所以文書組不是會辦單位，也不是業務執行單位。

只須在收到核稿完成之公文後，執行送總發文或送檔管即可。

本系統每天都會依據公文處理時效進行系統自動稽催，文書處理手冊規定處理時效如下：

最速件：一天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。
速件：三天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。
普通件：六天內，應辦理完成。未依限完成者，每天催一次。

若未能於規定時限內辦理完成，可就該文號填寫展期單，經主管同意後，即可於展期期間內不再稽催。

承辦人員若調至其他單位，則無法直接於線上讀取原單位所承辦的公文，需經由「調閱」才能看到以前所承辦的公文。

承辦人可能選擇「分會」功能，請點入至該份公文之流程圖示確認。

清空暫存區後重新登入系統試試。

請至「個人」→「個人資訊」，插入新卡，重新匯入憑證。

有可能續辦這個動作沒有正確寫入系統，
請洽文書二組鄭芝綾小姐(分機：51610）協助報修。

可將電腦重新開機試試看。

目前各單位人員皆由各單位之人事管理人員維護，故若1人身兼多單位的助理身分時，需分別請該單位的單位登記桌將您加入該單位中。

請參閱「單位人事管理人員作業」操作手冊。

操作手冊請於登錄公文系統後→選取「線上說明」→「操作手冊」中即可下載。

新成立的單位，由秘書室代為設定單位組織架構，並發第三類公告周知，系統管理員將依公告於系統中設定相關資料。

1、請至文書組網頁下載「 權限設定(新增/異動)申請表 」，經主管核章後交由資服中心或文書組系統管理人員代為設定人事管理人員。
2、該單位的人事管理人員須設定其單位的所有人員之職務，如主管、主管登記桌、單位登記桌及承辦人等。

請「單位登記桌」協助權限開放設定。

依據文書處理手冊第19條說明，簽稿併呈之使用時機：
1.文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
2.依法准駁，但案情特須加說明之案件。
3.須限時辦發，不及先行請示之案件。

所謂「函稿」係為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
而函即係指已經權責主管核定後，經文書單位將稿轉函後發出之正式文件。
因此承辦人製作出來未經核定之函稿不生法律效力，而函係指已經核定且由稿轉函之公文，具有法律效力。

請於正本、副本處逐一書明機關全銜，受文者只須填寫如正、副本，或如行文單位。待函稿經權責主管核定後，經文書組繕打人員於稿轉函時，系統可依多址分文方式分別列印出單一的受文者。

當收到郵局的掛號、包裹時，我們處理好，信件系統會以收件人之電子郵件發送通知。如果是學生，還可至文書組網頁「學生掛號公告」選項查詢。
您的受信地址請書明所屬系所或宿舍房號，若寫到系所，信件請至系所辦公室領取；若寄至宿舍，請攜帶學生證或身分證至文書組領取。

因為本校目前約有160個單位，13000多位教職員工生且同姓名同宿舍的很多。所以要寄信給交大的人，請於信封上的受信人地址欄務必寫明受信人的所屬單位、館舍房號及聯絡電話，才方便傳送或通知他們來領信。
如300-10新竹市大學路1001號國立交通大學應化系；300-10新竹市大學路1001號國立交通大學主計室；300-10新竹市大學路1001號國立交通大學研三舍南棟601室等等，但千萬不要書寫成新竹市大學路1001號國立交通大學應化系女二舍或新竹市大學路1001號二餐全家-林○○，以免誤投。

【郵局的掛號、包裹】會到文書組；
【郵局的快捷、大型包裹及貨運行】會到宿舍管理室or系辦(未住宿)

1. 快捷郵件乃寄件人希望收件人於最短時間內儘快收執的重要文件，查前迭有教職員/生反應快捷信件為何沒有馬上給本人而是寄至文書組代收，所以目前本校快捷郵件均逕請郵務士親送本人簽收，如郵務士無法連繫到本人,即會將信件送至宿舍管理員代收。
2. 因文書組並未代收快捷郵件，故未將快捷信件收件人相關資料輸入信件系統，所以學生不會收到快捷郵件領取通知。

為了方便學生及考量包裹重量及體積，目前寄給學生的大型包裹〔如郵局Box3便利箱(90公分)或更大的包裹〕原則上乃由郵務士逕送宿舍，小型包裹及掛號信件仍由文書組統一代收再通知當事人前來領取。

1、若要查看”非”自己承辦過的公文，需線上申請調閱。

2、請利用「舊檔查詢」或「公文查詢」，先查出欲調閱之公文→勾選該公文，並點選出現「調案申請」的icon，系統會自動展開調案申請單→確認申請單中相關資料，並選擇「調案項目」→選擇「確定」→再至待處理公文中核章後送出，待該申請單審核完成後即可。

註1：公文若為單位自行存查，則無法經過調案方式檢視該公文，唯有單位主管才能查詢到該公文。

註2：如申請調案項目為「正本」及「影本」，除需申請人之單位主管，及該公文之承辦單位主管同意外，最後還需由本組檔管人員審核。

依「機關檔案點收作業要點」第2條規定：各機關歸檔案件以原件為原則；有附件，每一種以一份為限。

依行政院檔案管理局制定之「機關共通性檔案保存年限基準」描述如下：
1.本機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文及法制作業過程之計畫、意見諮詢與機關協商等相關紀錄應「永久保存」。
2.他機關制（訂）定與修訂之法律、法規命令、行政規則、解釋令（函）相關公文，保存「十年」。
3.他機關研修法令意見徵詢及法規宣導相關公文，保存「三年」。

歸檔文件被退件的原因，依據機關檔案點收作業要點第8項規定如下列共10點：
一、案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
二、案件污損或內容不清楚者。
三、案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
四、案件未編列文號或文號有誤者。
五、案件未填註保存年限或分類號者。
六、案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
七、案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
八、樣章或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣章」或「註銷」字樣者。
九、案件與歸檔清單之登載不符者。
十、案件未能以原件歸檔，且未經簽奉權責長官核准者。
承辦人若接到被退件之歸檔文件，應儘快補齊文件或程序，以免被稽催哦！

本校公文附件歸檔之規定依機關檔案點收作業要點第五點定如下：
各機關承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
壹、下列物品，不得歸檔：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
（四）易變質而不適長期保存之物品。

貳、其他各類創稿發文之附件，皆應多準備一份以為歸檔之用。

查機密檔案管理辦法第4條規定，機密文書歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封套上註明單位名稱、收發文字號、案由或案名等項，封口簽章後，送檔案管理單位辦理歸檔，但案由或案名，得以代碼或代名表示。上開但書規定，係用在規範案名或案由之摘錄，如有造成洩密之虞，得以代碼或代名表示；如無洩密之疑慮，應依案件主旨或事由，以及案情內容扼要摘錄。（資訊來源：檔案管理局）

一、文書處理手冊72（四）規定機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整，致該機密事項非其管轄
　　者，相關保護作業由承受其業務之機關辦理；無承受業務機關者，由原核定機關之上級機關或主管
　　機關為之。

二、國史館僅係檔案存放而非承受業務之機關，查本案承受業務之機關應為教育部中部辦公室，基此，
　　應由該辦公室辦理機密等級註銷事宜。

一、依現行法制，「公務機密」之核定，係專屬政府機關之權責，唯政府機關始得為之，是民間團體之
　　來函其上自訂有機密等級者，對政府機關並無拘束效力可言，自不發生該受文機關可否註銷其機密
　　等級之問題。

二、至民間團體之來函是否為政府機關主管業務應保密事項，應由該受文機關視其性質、內容等依相關
　　法令規定判斷之，如有保密必要者，應依規定或報請權責長官核定適當之機密等級，並採取相應之
　　維護措施。又行政程序第170條第2項規定，人民之陳情有保密必要者，受理機關處理，應不予公
　　開。惟人民陳情案件有無保密之必要，仍應由該受理機關依法令規定辦理。

三、法務部95年1月27日法政字第0951101264號書函，法務部政風司維護業務。

解密條件為「工作完成時解密」，俟解密條件成就後，即可依文書處理手冊第73點（二）規定，由檔案管理單位會商業務承辦單位辦理有關手續。

一、至文書組調出檔案。

二、若公文還在，依文書處理手冊第73點（一）4辦理。

三、若公文佚失，承辦人可於簽辦單上簽擬：查案內（72）貫日號機密文書係令頒歡欣五號會議暨參觀
　　訪問行程表一案，本室為收文單位，經洽請檔案科協查，該案無總收文紀錄，且已無案可稽，致無
　　法辦理解密事宜。本案陳 閱後，擬會檔案科後存查，可否？請 核示。（例示參考）

依文書處理手冊第72點規定，一般公務機密文書，由原核定主管核定之。為尊重原發文機關就機密等級核定之權責，受文機關不宜自行設定解密條件，允宜建議原發文機關變更或註銷機密等級。

一、附件由承辦人抽存續辦或保存，有關本文部分，因解密條件已成就，應將本文上原有機密等級之註
　　記以雙線劃去，並於明顯處浮貼已列明資料經登記人簽章之記錄單（戳）後，以一般文件歸檔保
　　管。但附件需註明文號，俟未來經檢討解除密等後，附件再併同本文一起歸檔。

二、附件併本文一起歸檔者，因其解密條件未成就，故需以機密檔案專用封套密封並於封套上註明相關
　　資訊後於騎縫處蓋章，送文書組辦理歸檔。

由承辦人員依文書處理手冊第72點（一）主動檢討，若解密條件成就，即可辦理解密事宜。

依文書處理手冊第73點（一）3之規定，行文建議該機關重新核定密等，並標示保密期限或解密條件。

發文後解密係屬解密條件且已成就。即可依文書處理手冊第73點（二）規定辦理解密。

一、依國家機密保護法第39條之規定，本法施行屆滿二年尚未重新核定者，自屆滿之日起，視為解除機
　　密，依第31條規定辦理。換言之，原核定機關應公告國家機密解除之意旨，並應通知有關機關。

二、基此，受文機關係不宜逕行解除機密等級，仍應俟原核定機關通知後始得為之。

一、經專案簽奉核准之文件。
二、已核定之蓋用印信申請書。
三、隨同已批准發文之函稿之附件。