主要業務Business

外借收據

  • 經辦人:劉美玉
  • 分機:51808

█外借收據之需求:
※用途:研討會、課程等活動需現場收費,並開立收據予繳款人。


█外借收據的校內流程:
※正式教職員 (不含全時工讀生) 任外借收據承辦人,填寫「使用自行收納統一收據」申請表 (出納組表單下載處下載),承辦人及單位主管核章後,送主計室二組審核,最後送出納組並列印外借收據。

備註:
(1)外借收據份數每次至多50份,請單位以使用多少借多少份數之原則,填寫借用收據份數,以減少收據作廢的成本損失。
(2)申請書為初次申請填寫,日後同一事由需借用收據,可提前致電本組承辦人,告知收據事由及借用份數,以便提早列印收據,單位承辦人再至本組領取收據、使用,謝謝。

█單位借領收據使用應行注意事項:
一、主計室提醒事項
(1)收據請妥善保管,並建立完整管理記錄(管理記錄表可至主計室網頁法規表格區下載)。
(2)使用收據請依領用編號順序使用,並詳填各欄資料,其中金額大寫塗改者,收據無效,應予作廢,其作廢需註明理由後併同收據聯、存根聯、主計室聯,一併繳還出納組。其它各欄若有塗改更正者,應由經手人蓋章負責,且一式三聯均同。
(3)金額數字請以正楷填【壹貳參肆伍陸柒捌玖零】,如無數字,欄位請寫【零】或【X】。
(4)收到各現金、支票、郵局匯票等款項,請依規定最遲於三日內,併同收據繳交出納組,並由出納組蓋收迄章。
(5)收據經手人需為本校編制內員工、助理或專案專任助理,工讀生不得為經手人(如工讀生經手時,請由以上業務承辦人員確認後並蓋章)。
(6)若承辦業務結束或領用收據逾三個月,未使用完之收據,請繳回出納組
(7)業務承辦人員異動時,請辦妥移交並書面通知出納組。

二、出納組提醒事項
(1)外借收據勿做「請款收據」使用,違者,請外借單位承辦人追回收據紅聯,並將該張收據一式三聯繳回本組作廢。
※「請款收據」請依校內行政流程申請[①需備文者,請款函稿加會本組承辦人,開立請款收據。②無需備文者,簽會本組承辦人,開立請款收據。],相關流程細節請洽本組承辦人,謝謝。

(2)外借收據承辦人負保管、控管收據之責任:①收據管理記錄表,可至主計室各類表格網頁下載「各單位借領收據紀錄表」,管理、建置收據使用情形。②收據繳回時,將票據、現金、收據第二聯和第三聯、外借收據繳款通知書,一併繳回本組核銷。
※「外借收據繳款通知書」可至出納組表單下載處下載。
※「外借收據繳款通知書」回執聯,請與「各單位借領收據紀錄表」一起保管。

(3)因業務有輪值班關係,需將外借收據交接予次位值班同仁繼續使用、開單者,請外借收據承辦人轉知相關外借收據需注意事項,謝謝。

(4)收據需依領用編號順序使用,順序繳回出納組核銷。若未依領用編號順序繳回者,請說明未依順序使用收據之原因,並限期改善,同時請承辦人及單位主管於「說明書」上核章。

█以上說明有問題或不清楚的地方,請與本組承辦人聯絡,謝謝您。

返回列表